Abmahnung

Was ist eine Abmahnung?

Nicht jede Kritik im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses ist eine Abmahnung. Eine Abmahnung ist die Androhung des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer, wegen vertragswidrigen Verhaltens im Wiederholungsfalle die Kündigung zu erklären. Der Arbeitgeber muss also ein konkretes Verhalten beschreiben, dieses Verhalten als Vertragsverstoß werten und klarmachen, dass im Wiederholungsfalle arbeitsrechtliche Schritte, bis hin zur Kündigung drohen. Sie kann auch mündlich erfolgen. Bereits aus Beweisgründen empfiehlt sich dies allerdings nicht. Eine Vorstufe ist die Ermahnung. Auch hier wird ein bestimmtes Verhalten gerügt, allerdings ohne rechtliche Konsequenzen.

Warum wird eine Abmahnung ausgesprochen?

Ein vertragswidriges Verhalten kann, wird es über lange Zeit geduldet, zu einer Vertragsänderung führen. Um dies zu verhindern muß der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen. Zum einen ist dies die Aufforderung, ein bestimmtes Verhalten in Zukunft zu unterlassen und eine Verhaltensänderung herbeizuführen. Zum anderen kann sie eine Kündigung vorbereiten. Gerade bei verhaltensbedingten Kündigungen verlangt die Rechtsprechung, dass zuvor eine Abmahnung ausgesprochen wurde. Auch eine außerordentliche Kündigung kann wegen Fehlens unwirksam sein. Allerdings existiert kein Automatismus, dass nach einer bestimmten Anzahl eine Kündigung zulässig ist. Auch ohne, kann eine Kündigung wirksam sein. Je gravierender der Vertragsverstoß, desto weniger kann erwartet werden, dass eine Verhaltensänderung in Zukunft eintritt. Mit der Abmahnung verzichtet der Arbeitgeber gleichzeitig auf sein Recht zur Kündigung. Wegen des Sachverhaltes wegen dem abgemahnt worden ist, kann nicht noch einmal eine Kündigung ausgesprochen werden.

Wann besteht ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte?

Verletzt eine Abmahnung das Persönlichkeitsrecht, ist diese gem. §§ 1004, 242 BGB aus der Personalakte zu entfernen. Ein solcher Entfernungsanspruch besteht, wenn ihr unrichtige Tatsachen zugrunde liegen, die Tatsachen keine Pflichtverletzung aufzeigen, der Inhalt nicht bestimmt genug ist oder der Ausspruch nicht verhältnismäßig wäre.

Muß auch eine berechtigte Abmahnung nach einem bestimmten Zeitraum aus der Personalakte entfernt werden? Früher, d.h. vor 2013 hat die Rechtsprechung angenommen, dass in einem Zeitfenster von 2-3 Jahren wegen Zeitablaufs diese aus der Personalakte zu entfernen ist. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Rechtsprechung aber aufgegeben. Auch wenn eine Abmahnung wegen Zeitablaufs für eine Kündigung nicht mehr herangezogen werden darf, argumentiert das BAG, kann es trotzdem Gründe geben, diese in der Personalakte zu belassen. So kann es etwa im Rahmen einer Beförderung, aber auch im Rahmen bestimmter arbeitsrechtlicher Prozesse auf den Tatbestand einer längeren beanstandungsfreien Tätigkeit ankommen. Die Abmahnung dokumentiert, dass es eine solche nicht gegeben hat. Will der Arbeitnehmer Entfernung aus der Personalakte, obliegt es dem Arbeitnehmer zu beweisen, dass der Arbeitgeber kein Interesse an der Aufbewahrung hat. Ob dieser Beweis möglich ist dürfte sich nach der konkreten Tätigkeit und dem konkreten Arbeitgeber richten. Eine klassische Frist gibt es also nicht mehr. Auch wenn dies mit der Rechtsprechung des BAG nicht vereinbar, ist stehen allerdings viele Gerichte immer noch auf dem Standpunkt, dass nach 3-4 Jahren eine Abmahnung zu entfernen ist.

In Ausnahmefällen kann auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte bestehen. Voraussetzung ist, dass ohne Entfernung der Arbeitnehmer in seinem beruflichen Fortkommen gehindert wird.

Wie lange ist eine Abmahnung wirksam?

Auch im Zusammenhang mit dem Zeitablauf stellt sich die Frage, wie lange eine Abmahnung wirksam ist, also im Wiederholungsfalle für eine Kündigung herangezogen werden kann. Hier sieht die Rechtsprechung eine Frist von 2 bis 3 Jahren. Hat sich der Arbeitnehmer also 2 bis 3 Jahre nichts zu Schulden kommen lassen, muß der Arbeitgeber bei einem Verstoß erneut eine Abmahnung aussprechen und darf nicht wegen einer bereits erteilten eine Kündigung aussprechen.

Reaktionsmöglichkeiten

Als Warnschuß und Vorstufe zu einer möglichen Kündigung muß sie zumindest Ernst genommen werden. Die Abmahnung unterliegt hohen formalen Anforderungen und oft sind diese rechtlich nicht haltbar. Die Reaktionsmöglichkeiten eines Arbeitnehmers gehen von nicht zu reagieren, über das Schreiben einer Gegendarstellung (die dann zur Personalakte kommt) bis zur Aufforderung an den Arbeitgeber, auf Entfernung aus der Personalakte.

Eine pauschale Empfehlung wie reagiert werden sollte, ist nur sehr schwer zu geben. Ist eine Abmahnung unberechtigt, muss nicht zwingend sofort gegen diese vorgegangen werden. Stützt der Arbeitgeber später eine Kündigung auf die zuvor ausgesprochene Abmahnung, muss der Arbeitgeber darlegen und beweisen, dass diese ordnungsgemäß erfolgte. In diesem arbeitsgerichtlichen Verfahren kann die Abmahnung also immer noch angegriffen werden.

Klagen Sie hingegen auf Entfernung, weil der Arbeitgeber diese nicht freiwillig aus der Personalakte nimmt, müssen sie erst einmal vortragen und gegebenenfalls auch beweisen, dass die Abmahnung zu Unrecht erfolgte. Rein aus prozessualen Gründen kann es also vorteilhafter sein die Kündigung erst anzugreifen, wenn der Arbeitgeber eine Kündigung ausspricht. Darüber hinaus geht von einem arbeitsgerichtlichen Verfahren auch eine Belastung des Arbeitsverhältnisses aus.

Es sind jedoch auch Situationen denkbar, in denen reagiert werden sollte. So kann dies bereits aus Gründen der Reputation Sinn machen. Je nach Vorwurf, Art ihrer Tätigkeit und Größe des Unternehmens muss dies individuell abgestimmt werden.

 

 

Autor: Fachanwalt für Arbeitsrecht Robert Mudter

 

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