Zeugnis

Arten von Zeugnissen

Man unterscheidet vier Arten der Zeugnisse. Zuerst einmal gibt es das Zeugnis welches bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erteilen ist, das Endzeugnis. Dann gibt es das Zeugnis, welches bei noch bestehendem Arbeitsverhältnis erteilt wird, das sogenannte Zwischenzeugnis. Ferner wird unterschieden zwischen einfachen Zeugnissen und qualifizierten Zeugnissen. Einfache Zeugnisse beschreiben nur Art und Dauer der Tätigkeit kurz. Diese werden erteilt bei Beschäftigungsverhältnissen, die von nur sehr kurzer Dauer waren. Darüber hinaus gibt es die sogenannten qualifizierten Zeugnisse. Dies sind Zeugnisse, die neben Art und Dauer der Tätigkeit auch zu Leistung und Führung des Arbeitnehmers Aussagen treffen. Nicht nur rechtlich gibt es hier viele Fallstricke.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Erteilung eines Zeugnisses ist § 109 Ge­wO. Dieser lau­tet:

„§ 109 Zeug­nis
(1) Der Ar­beit­neh­mer hat bei Be­en­di­gung ei­nes Ar­beits­verhält­nis­ses An­spruch auf ein schrift­li­ches Zeug­nis. Das Zeug­nis muss min­des­tens An­ga­ben zu Art und Dau­er der Tätig­keit (ein­fa­ches Zeug­nis) ent­hal­ten. Der Ar­beit­neh­mer kann ver­lan­gen, dass sich die An­ga­ben darüber hin­aus auf Leis­tung und Ver­hal­ten im Ar­beits­verhält­nis (qua­li­fi­zier­tes Zeug­nis) er­stre­cken.
(2) Das Zeug­nis muss klar und verständ­lich for­mu­liert sein. Es darf kei­ne Merk­ma­le oder For­mu­lie­run­gen ent­hal­ten, die den Zweck ha­ben, ei­ne an­de­re als aus der äußeren Form oder aus dem Wort­laut er­sicht­li­che Aus­sa­ge über den Ar­beit­neh­mer zu tref­fen.
(3) Die Er­tei­lung des Zeug­nis­ses in elek­tro­ni­scher Form ist aus­ge­schlos­sen.“

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf Erteilung eines wohlwollenden qualifizierten Endzeugnisses. Diese Formulierung trifft allerdings noch keine Aussage über die Leistungsbeurteilung, also die Benotung. Wohlwollend bezieht sich auf den Wahrheitsgehalt des Zeugnisses. Die Bewertung des Arbeitgebers muss von Wohlwollen geprägt sein. Ein wohlwollend qualifiziertes Zeugnis bezieht sich also nicht auf die Benotung und kann auch eine schlechte Benotung bedeuten. Gerade im Rahmen eine Aufhebungsvereinbarung oder eines gerichtlichen Vergleichs achtet ein professionell agierender Rechtsanwalt für Arbeitsrecht daher zwingend darauf, dass die Benotung mit den richtigen Formalien festgehalten wird.

Anspruch auf ein Zwischenzeugnis

Voraussetzung für die Erteilung eines Zwischenzeugnisses ist ein sogenanntes berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Erteilung eines Zwischenzeugnisses. Hier scheint sich eine Änderung der Rechtsprechung anzubahnen. Bisher wurde ein solches berechtigtes Interesse nur angenommen, wenn sich bei dem Arbeitgeber strukturelle Änderungen ereignet haben, etwa ein neuer Vorgesetzter eingesetzt wurde oder der Aufgabenbereich sich geändert hat. Mittlerweile lassen immer häufiger Gerichte bereits das Verlangen des Arbeitnehmers nach einem Zwischenzeugnis, als berechtigtes Interesse gelten. Die dem Verlangen zugrunde liegende Vorbereitung eines beruflichen Wechsels wird als berechtigtes Interesse anerkannt.

Pflichtangaben im Zeug­nis

Folgende Angaben muss ein qualifiziertes Zeugnis enthalten:

  • vollständi­ge Be­zeich­nung des Ar­beit­ge­bers,
  • Da­tum des Zeug­nis­ses,
  • Na­me, Vor­na­me, Ge­burts­da­tum und Ge­burts­ort des Ar­beit­neh­mers,
  • Dau­er des Ar­beits­verhält­nis­ses,
  • exakte Tätig­keitsbeschreibung
  • ei­ne Be­wer­tung der Leis­tun­gen und der Führung

Nur auf Wunsch des Arbeitnehmers sind die Beendigungsgründe in das Zeugnis aufzunehmen.

Aus­fall­zei­ten im Zeug­nis?

Ausfallzeiten haben generell in einem Zeugnis nichts verloren. Mit den Arbeitsaufgaben, aber auch den Leistungen eines Arbeitnehmers haben diese nichts zu tun. Längere Krankheiten oder die Freistellung als Betriebsratsmitglied, dürfen im Zeugnis daher nicht erscheinen.

Die Rechtsprechung macht hier eine Einschränkung dahingehend, dass wesentliche Ausfallzeiten, also von der Dauer her erhebliche Ausfallzeiten, zu erwähnen sind, da deren Nichterwähnung über die beurteilte Leistung einen falschen Eindruck entstehen ließ.

So hatte das Bundesarbeitsgericht über einen Fall zu urteilen, in welchem das Arbeitsverhältnis fünf Jahre gedauert hatte und drei davon als Elternzeit genommen wurden. Der Arbeitgeber war hier berechtigt die Elternzeit im Zeugnis zu erwähnen (BAG 10.05.2005, 9 AZR 261/04). Andere Arbeitsgerichte gehen sogar davon aus, dass schon eine kürzere Elternzeit im Zeugnis zu erwähnen ist. So sah etwa das LAG Köln – bei einer Dauer des Arbeitsverhältnisses und eine Elternzeit von einem Jahr, eine Verpflichtung dies zu erwähnen.

Anspruch auf Dankes- und Bedauernsformel im Zeugnis?

Ein wichtiger Teil des Zeugnisses ist die Abschiedsformel. Diese wird oft als Gutewünscheformel bezeichnet.  Ein Bespiel für eine „gute“ Abschiedsformel wäre:

„Wir danken Frau Müller für ihre wertvolle Mitarbeit und bedauern es, sie als Mitarbeiter zu verlieren. Für ihren weiteren Berufs- und Lebensweg wünschen wir ihr alles Gute und auch weiterhin viel Erfolg.

Ob ein Anspruch auf diese Formel besteht ist umstritten. In der Praxis ist diese jedoch fast schon zwingend erforderlich. Das Bun­des­ar­beits­ge­richt hat in zwei Entscheidungen festgehalten, dass ein Anspruch auf eine Abschiedsformel nicht besteht. Aus Sicht des BAG bedeutet das Fehlen dieser Formel keine versteckte negative Bewertung. Formal argumentiert das BAG damit, die Formel betreffe weder Führung noch Leistung des Arbeitnehmers und wäre daher als Mindestinhalt eines Zeugnisses nicht geschuldet (Urteil vom 20.02.2001, 9 AZR 44/00 und Urteil vom 11.12.2012, 9 AZR 227/11).

Die Verwendung der Abschiedsformel ist jedoch üblich und gehört zu den zwingenden Bausteinen eines Zeugnisses. Die Argumentation des BAG kann insoweit nicht überzeugen. Fehlt diese Formel, lässt dies auf eine negative Bewertung schließen. Nicht nur für Führungskräfte ein geradezu zwingender Bestandteil eines Zeugnisses. Auch wenn Arbeitsgerichte und gelegentlich Landesarbeitsgerichte sich der Rechtsprechung des BAG nicht anschließen, sollte auch hier darauf geachtet werden, dass die Formel enthalten ist.

Bewertung der Leistung

Die Leistungen des Arbeitnehmers müssen wohlwollend und wahrheitsgemäß beschrieben und bewertet werden. Die Bewertung der Leistungen ist der häufigste Grund für rechtliche Auseinandersetzungen. Die Bewertung der Leistung erfolgt über Formulierung im Zeugnis die fast schon codiert eine bestimmte Benotung zum Ausdruck bringen. So bedeutet: „Frau Müller erledigte die ihr übertragenen Aufgaben…..

  • „stets zu un­se­rer volls­ten Zu­frie­den­heit“ = sehr gut
  • „zu un­se­rer volls­ten Zu­frie­den­heit“ = gut
  • „stets zu un­se­rer vol­len Zu­frie­den­heit“ = gut
  • „stets zu un­se­rer Zu­frie­den­heit“ = be­frie­di­gend
  • „zu un­se­rer vol­len Zu­frie­den­heit“ = be­frie­di­gend
  • „zu un­se­rer Zu­frie­den­heit“ = aus­rei­chend
  • „im Großen und Ganzen zu un­se­rer Zu­frie­den­heit“ = man­gel­haft“

Die No­te „man­gel­haft“ kann etwa dadurch aus­ge­drückt werden, der Ar­beit­neh­mer habe sich „bemüht“ den an ihn gestellten An­for­de­run­gen ge­recht zu wer­den. Dies meint, dass er es versucht, aber eben nicht geschafft hat. Eine ähnlich negative Bewertung kann ausgedrückt werden mit den Formulierungen, der Arbeitnehmer „zeig­te für sei­ne Ar­beit Verständ­nis“ aber auch durch die Formulierung „sie/er an den ihm über­tra­ge­nen Auf­ga­ben stets in­ter­es­siert“.

Aufbau Zeugnis

Generell gibt es für den Aufbau eines Zeugnisses Vorgaben.

  1. Briefkopf mit Angaben zum Arbeitgeber
  2. (Arbeits)zeugnis als Überschrift
  3. Stammdaten des Arbeitnehmers
  4. Genaue Tätigkeitsbeschreibung
  5. Leistungsbeurteilung:
  6. 1. Beurteilung der Arbeitsbereitschaft und der Arbeitsbefähigung
  7. 2. Beurteilung der Arbeitsweise
  8. 3. Nennung spezieller Fähigkeiten und Kenntnisse
  9. 4. Nennung eventueller Führungskompetenzen
  10. 5. Schlussteil der Leistungsbeurteilung
  11. 6. Verhalten in Bezug auf Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kunden (gegebenenfalls Geschäftspartner)
    7. Evtl. Gründe für Ausscheiden
  12.     Abschiedsformel
    9. Ort und Datum
    10. Unternehmen
    11. Unterschrift

Bei Führungskräften ist darauf zu achten, dass das Zeugnis besonders ausführlich gehalten ist und wichtige Projekte und Erfolge festhält. Darüber hinaus sollte das Zeugnis die richtige Unterschrift aufweisen. Dies ist regelmäßig der Geschäftsführer oder Vorstand, gegebenenfalls gemeinsam mit dem Vorgesetzten. Die Unterzeichnung des Zeugnisses durch die Personalabteilung wäre suboptimal.

Durchsetzung eines Zeug­nisses

Es sind mehrere Situationen denkbar. Erteilt der Arbeitgeber überhaupt kein Zeugnis ist der Anspruch auf Erteilung eines Endzeugnisses durchzusetzen. Dem kann der Arbeitgeber regelmäßig nichts entgegenhalten. Auch der grundsätzlich zustehende Anspruch auf ein Zwischenzeugnis setzt regelmäßig nur voraus, dass der Arbeitnehmer ausführt, dass er ein Zwischenzeugnis zum Zwecke der Bewerbung benötigt.

Komplizier ist die Situation, wenn das erteilte Zeugnis nicht Ihren Erwartungen entspricht. In dieser Situation ist die Darlegungs- und Beweislast zu berücksichtigen. Ist ihr Ziel eine überdurchschnittliche Bewertung, obliegt Ihnen die Darlegungs- und Beweislast. Prozessual bedeutet dies, dass der Arbeitgeber erst einmal den an ihm zu stellenden Forderung nachgekommen ist, wenn er ein Zeugnis mit der Benotung befriedigend erteilt. Dies obwohl in der Lebenswirklichkeit ein befriedigendes Zeugnis nicht wirklich brauchbar ist. Der Arbeitnehmer muss es belegen können, dass er Leistungen erbracht hat, welche eine bessere Benotung, also eine Benotung in dem Bereich gut oder sehr gut rechtfertigen. Dies zu belegen kann problematisch werden, ist jedoch möglich. Es ist daher immer eine einvernehmliche Regelung zu dem Zeugnis zu bevorzugen. Insbesondere im Rahmen einer Aufhebungsvereinbarung ist es wichtig, die exakten Formulierungen nebst Benotung so festzuhalten, dass hiervon nicht mehr abgewichen werden kann.

Fris­ten

Im Arbeitsrecht gibt es mehrere Fristen, welche zu beachten sind. Zuerst einmal können sich aus einem Arbeitsvertrag oder einem anwendbaren Tarifvertrag Ausschlussfristen ergeben. Diese hätten zur Folge, dass nach einem bestimmten Zeitablauf der Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses entfällt. Besteht eine Ausschlussfrist ist in der Regel zumindest die schriftliche Geltendmachung durch den Arbeitnehmer, im Rahmen einer bestimmten Frist, oft sind es drei Monate, erforderlich.

Darüber hinaus kann der Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses verjähren. Die allgemeine Verjährungsfrist beträgt insoweit drei Jahre. In der Praxis gefährlicher ist jedoch die sogenannte Verwirkung. Diese kann bereits zeitlich vor der Verjährung einsetzen. Die Arbeitsgerichte nehmen hier eine mittlerweile sehr kurze Frist an. Zur Verwirkung des Zeugnisanspruchs müssen allerdings mehrere Voraussetzungen erfüllt sein. Der Arbeitnehmer muss seinen Zeugnisanspruch längere Zeit nicht ausgeübt und dadurch beim Arbeitgeber die Überzeugung hervorgerufen haben, er werde sein Recht nicht mehr geltend machen. Der Arbeitgeber muß sich darauf eingerichtet haben und ihm darf die Zeugnisausstellung nach Treu und Glauben unter Berücksichtigung der Umstände des Einzelfalles nicht mehr zumutbar sein. Auch wenn dies erst einmal sehr vage klingt, sollten Sie dieses Risiko nicht eingehen. Sie sollten den Zeugnisanspruch zeitnah zur Beendigung geltend machen. Kommt der Arbeitgeber dem nicht nach, dürfen sie mit der klageweisen Durchsetzung des Zeugnisanspruchs nicht allzu lange warten. Von den Arbeitsgerichten werden hier Zeiträume zwischen fünf und zehn Monaten angenommen. Gleiches gilt für den Zeugnisberichtigungsanspruch. Ist ein Zeugnis erteilt, sollte dieses also zeitnah überprüft und Beanstandungen schriftlich geltend gemacht werden. Auch diese Beanstandungen sind zeitnah.

Autor: Fachanwalt für Arbeitsrecht Robert Mudter